Nằm trong kế hoạch chuyển đổi số trong năm 2021, hệ thống văn phòng số Digital Office (D-Office) đã được Tổng công ty Phát điện 2 (EVNGENCO2) tích cực triển khai và áp dụng tại Cơ quan Tổng công ty bắt đầu từ tháng 7/2021.
Từ năm 1999, EVN đã sử dụng hệ thống Văn phòng điện tử E- Office. Đây là phần mềm đầu tiên của EVN, và đến nay đã trải qua bốn phiên bản (E- Office 1.0, 2.0, 2.3 và 3.0).
Văn phòng điện tử E- Office đã chứng minh được vai trò quan trọng trong giải quyết, điều hành công việc hàng ngày của Tập đoàn và góp phần quan trọng trong công tác cải cách hành chính.
Tuy nhiên, hệ thống E-Office có một số tồn tại như: nền tảng công nghệ cũ, tính năng không đồng đều, hạn chế về phiên bản di động, chưa liên kết với các phần mềm khác. Do đó D-Office được xây dựng trên nền tảng công nghệ mới, đảm bảo tính mở rộng, phù hợp định hướng công nghệ và chuyển đổi số trong EVN hiện nay.
Hệ thống gồm đầy đủ các phân hệ trên E-OFFICE 3.0 như: Phân hệ Văn thư, Phân hệ Văn bản đến, công việc, Phân hệ Văn bản đi/Phân hệ Văn bản đi nội bộ, Hồ sơ tài liệu, đánh giá, chấm điểm, tích hợp hệ thống gửi nhận văn bản giữa EVN và các đơn vị,... Bên cạnh đó, hệ thống cũng được bổ sung một số tính năng nghiệp vụ mới đáp ứng đầy đủ các quy định mới về công tác văn phòng và sẵn sàng cho việc mở rộng theo cải cách hành chính của EVN.
Để việc áp dụng hệ thống D-Office tại Tổng công ty đạt hiệu quả, đảm bảo vận hành thông suốt và ổn định, EVNGENCO2 đã phối hợp với EVNICT tích cực triển khai các công việc từ tháng 6/2021. Quá trình triển khai được chia thành hai giai đoạn là thí điểm tại Cơ quan Tổng công ty và triển khai diện rộng đến tất cả các đơn vị còn lại trong toàn EVNGENCO2.
Giám đốc EVNICT Nguyễn Minh Khiêm cho biết, hệ thống Digital Office được xây dựng gồm 3 phiên bản: trên Web, Tablet và phiên bản trên Smart Mobile.
Theo đó, công tác triển khai bao gồm chuẩn bị cơ sở hạ tầng, máy chủ và tổ chức các lớp tập huấn, đào tạo cho 03 đối tượng sử dụng, bao gồm: lớp dành cho Hội đồng quản trị, Ban Tổng Giám đốc, Lãnh đạo các Ban; lớp dành cho văn thư, quản trị hệ thống (IT); và lớp dành cho toàn bộ CBCNV sử dụng D-Office. Sau khi thực hiện thiết lập cấu hình hệ thống và đào tạo người dùng, hệ thống D-office đã được Tổng công ty chính thức đưa vào vận hành bắt đầu từ ngày 01/7/2021, đáp ứng theo đúng theo tiến độ EVN đề ra.
Đặc biệt hệ thống Digital Office cũng được tích hợp với hệ thống Quản lý nguồn nhân lực HRMS, EVNCA, EVNPORTAL, xây dựng các chuẩn, sẵn sàng tích hợp các dịch vụ tiện ích văn phòng. Qua đó, làm cơ sở cho việc phát triển và hoàn thiện giải pháp Văn phòng điện tử trong giai đoạn tiếp theo.
Trong thời gian tới, Tổng công ty sẽ phối hợp với EVNICT để tiếp tục hoàn thiện phần mềm, đồng thời triển khai giai hướng dẫn, áp dụng đến toàn bộ các đơn vị trong EVNGENCO2
Hà Trần t/h
