Công việc bàn giấy bận rộn và nhàm chán đang chiếm hết thời gian của nhân viên khiến họ khó tập trung vào hoạt động mang tính chiến lược đem lại cơ hội phát triển cho doanh nghiệp. Nhằm giúp doanh nghiệp hoạch định và phân bổ lại nguồn lực một cách hợp lý, đồng thời tối ưu hoá chi phí, giải pháp RPA (Robotic Process Automation), robot phần mềm mô phỏng thao tác của con người, tự động thực hiện công việc văn phòng thường xuyên, lặp đi lặp lại và có khối lượng lớn đã được đưa ra. 

Kết quả khảo sát của Deloitte về RPA năm 2018 trên 400 doanh nghiệp toàn thế giới cho thấy RPA giúp tiết giảm 59% chi phí với thời gian hoàn vốn dưới 1 năm. Trong những RPA phổ biến nhất hiện nay, Office Robot, dòng sản phẩm đến từ Nhật Bản, được coi là giải pháp "đo ni đóng giày" cho các doanh nghiệp. 

Office Robot là giải pháp RPA được phát triển và áp dụng bởi tập đoàn NTT. Office Robot được sản xuất hoàn toàn tại Nhật Bản với tính năng đã được kiểm chứng trong suốt quá trình dài phát triển và thực tiễn áp dụng. 

3 ưu điểm nổi bật của Office Robot có thể kể đến như: 

- Phạm vi ứng dụng rộng: Office Robot có thể tự động hóa trên tất cả các ứng dụng hoạt động trên Windows từ trình duyệt web (IE, Chrome, Firefox, …); Microsoft Office (Excel, Word, Access, Outlook,…) đến các nền tảng ứng dụng phức tạp như ERP, OCR, thanh toán điện tử, hệ thống nghiệp vụ độc lập,...Khả năng tích hợp dễ dàng với các phần mềm khác nhau của Robot giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và chi phí thay đổi, nâng cấp hệ thống.

- Dễ sử dụng: Người dùng không cần kiến thức lập trình hay môi trường đặc biệt mà có thể sử dụng Office Robot ngay sau khi chạy file cài đặt. Kịch bản chạy Robot được xây dựng tự động thông qua chức năng ghi lại thao tác của người dùng và có thể dễ dàng chỉnh sửa. Bên cạnh đó, Office Robot cũng có sẵn một thư viện kịch bản để người dùng ứng dụng ngay cho nghiệp vụ của mình.

- Thích nghi linh hoạt với nhu cầu của doanh nghiệp: Office Robot cho phép bắt đầu từ quy mô nhỏ và có thể mở rộng phạm vi áp dụng sau khi thấy rõ hiệu quả mà không làm xáo trộn quy trình nghiệp vụ. Sự linh hoạt này góp phần giảm bớt rủi ro cho doanh nghiệp khi ra quyết định đầu tư vào công nghệ mới. 

Doanh nghiệp có thể sử dụng Office Robot để tự động hoá gần như hoàn toàn các quy trình làm việc có dữ liệu đầu vào lớn, đòi hỏi tính chính xác cao như: sao chép dữ liệu từ một hoặc nhiều file vào hệ thống, hay từ nhiều hệ thống vào một file; kết hợp với công nghệ nhận dạng ký tự OCR để tự động số hóa dữ liệu, chứng từ giấy sau đó đối chiếu, kiểm tra với thông tin trong hệ thống; thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau để xây dựng báo cáo, chứng từ theo mẫu định sẵn.

Mai Hoàng